Die Vorteile der vernetzten Zusammenarbeit liegen nicht erst seit März 2020 auf der Hand. Microsoft hat mit SharePoint eine innovative Collaboration-Lösung, welche auch unserem Kunden vielfältige Vorteile eröffnet.

Die Hauptziele lagen dabei in der Strukturierung und zentralen Ablage aller im Unternehmen genutzter Daten (Content Management), der signifikanten Verbesserung der Zusammenarbeit (z.B. zwischen Außen- und Innendienst) sowie der Transparenzverbesserung.

Einhergehend mit der Vielzahl der bisher vorhandenen Systeme und Oberflächen steigt in der Einführungsphase auch die Projekt-Komplexität. Mit unserem erfahrenen PMO, welches direkt dem Product-Owner unterstellt ist, stellten wir die zügige Einführung sicher.

Vor einem organisationsweiten Rollout, welches zwei Hauptstandorte und insgesamt 14.000 Beschäftigte betrifft, sind neben den Prozessanpassungen zwei Dinge maßgeblich:

  • Governance
  • Schulung der Endanwender und Seiten-Verantwortliche

Unser PMO unterstützt hinsichtlich der Definition und Anwendung der Governance, dem Rollen- und Rechtekonzept sowie dem umfangreichen Schulungskonzept. So galt es für den Umgang mit den besonders schützenswerten Daten einen Konsens zwischen Vorstand, Datenschützer und Personalrat zu finden und diesen in Form von Arbeitsanweisungen für die unterschiedlichen Nutzergruppen zu dokumentieren.

Das Schulungskonzept, welches auf Präsenzschulungen und Wissensbotschaftern aufbaute, wurde in kurzer Zeit komplett an die neuen Auflagen durch die Kontaktbeschränkung umgebaut. Video-Schulungen werden über die interne University-Plattform angeboten und nachgehalten, parallel dazu ein SharePoint-Help-Desk aufgebaut. Erst danach soll das ursprünglich angedachte Schulungskonzept in reduzierter Weise durchgeführt werden.

Wieder einmal gilt: Komplexe IT-Projekte innovativ und smart gelöst!